· Menyusun rencana kerja dan anggaran perusahaan sesuai dengan pedoman yang telah ditetapkan perusahaan, antara lain menentukan target yang akan dicapai, kebutuhan sarana dan personalia
· Memberikan pelayanan informasi obat dan perbekalan farmasi lainnya kepada pasien, dokter dan tenaga kesehatan lainnya
· Memberikan laporan berkala tentang kegiatan apotek yang dipimpinnya kepada Kantor Unit Pemasaran Daerah
· Melakukan kegiatan pengembangan apotek seperti menjalin hubungan yang baik dengan para pelanggan atau mencari pelanggan baru
Wewenang :
· Melakukan negosiasi kontrak jual beli dengan pihak ketiga
· Menandatangani surat berharga
· Mengusulkan status/kenaikan pangkat/mutasi karyawan
· Memberikan penilaian terhadap seluruh karyawan apotek
2. Koordinator Teknis Peracikan
a. Kepala Sub Bagian (Kasugbbag) Peracikan
Kepala Sub Bagian Peracikan bertanggungjawab langsung kepada kepala apotek atas seluruh kegiatan yang menyangkut pekerjaan kefarmasian.
Tugas :
· Mengelola, mengkoordinasi dan mengawasi tugas dan pekerjaan kepala seksi yang berada di bawah koordinasinya sesuai kebijakan yang telah ditentukan
· Mengatur, mengawasi penyimpanan dan kelengkapan obat sesuai dengan syarat-syarat teknis farmasi di bidang peracikan
· Membina, memberi petunjuk dan mengawasi secara langsung mengenai teknis farmasi kepada bawahannya
· Memeriksa kembali resep-resep yang telah dilayani serta laporan narkotika dan psikotropika yang harus ditandatangani oleh kepala apotek
Wewenang :
· Mengatur jadwal tugas dan cuti karyawan di bagian peracikan
· Mengusulkan penambahan dan pemberhentian karyawan, mutasi karyawan dan kenaikan golongan
· Mendelegasikan sebagian tugas kepada bawahannya
· Memberikan teguran secara lisan dan tulisan kepada bawahannya jika ia tidak disiplin atau melakukan kesalahan
b. Kepala Seksi (Kasie) Peracikan
Kepala seksi peracikan bertanggungjawab kepada Kasubbag peracikan atas pelayanan kefarmasian yang menyangkut kegiatan peracikan.
Tugas :
· Memeriksa kerasionalan obat dan kelengkapan dari suatu resep yang diterima serta memeriksa kembali resep-resep yang telah disiapkan dan menyerahkannya
· Menghitung dosis, menimbang dan menyiapkan obat untuk racikan sesuai dengan permintaan resep
6. Kasir Besar
Kasir besar bertanggungjawab langsung kepada Kepala Apotek terhadap semua penerimaan maupun pengeluaran uang dan surat-surat berharga. Tugas kasir besar adalah :
· Menerima setoran hasil penjualan tunai setiap hari dari kasir kecil
· Menerima setoran dari juru tagih berdasarkan nota inkasso
· Melaksanakan pembayaran hutang, pembayaran rutin gaji karyawan dan biaya operasional atas persetujuan Kepala Apotek
· Menyimpan uang tunai apotek, menyetor ke bank dan mentransfer uang ke kantor pusat atas sepengetahuan Kepala Apotek
· Mencatat penerimaan dan pengeluaran keuangan
Wewenang :
Menolak Permintaan Pengeluaran uang tanpa disertai tanda pengeluaran uang yang telah ditandatangani oleh Kepala Apotek dan Kepala Seksi Tata Usaha.
7. Koordinator Teknis Tata Usaha
Koordinator Teknis Tata Usaha bertanggungjawab langsung kepada kepala apotek atas ketepatan dan kebenaran dalam kegiatan administrasi apotek. Tugas Koordinator Teknis Tata Usha adalah :
· Mengkoordinir dan mengawasi seluruh kegiatan tata usaha
· Memeriksa laporan keuangan berupa kas, buku bank, buku penjualan, buku pembelian, buku pajak dan buku memorial
· Melaksanakan kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan kepegawaian seperti absensi kehadiran karyawan dan gaji karyawan
· Memeriksa laporan hutang piutang
Wewenang :
· Mengatur jadwal tugas dan cuti pegawai di bagian tata usaha
· Mendelegasikan sebagian tugasnya kepada bawahannya
· Memberikan teguran lisan atau tulisan kepada bawahannya jika ia tidak disiplin
Petugas Administrasi Pembelian
Petugas Administrasi Pembelian bertanggungjawab kepada Koordinator Teknis Tata Usaha atas ketepatan dan kebenaran kegiatan administrasi pembelian.
Tugas :
· Melakukan pencatatan kegiatan pembelian ke buku pembelian
· Melakukan tukar faktur kepada distributor
· Mempersiapkan kelengkapan pembayaran hutang dagang berupa faktur asli, materai, faktur pajak asli dan faktur penerimaan barang
Petugas Administrasi Penjualan
Petugas Administrasi Penjualan bertanggungjawab kepada Koordinator Teknis Tata Usaha atas kebenaran kegiatan administrasi penjualan.
Tugas :
· Merekapitulasi hasil dari penjualan tunai harian dan kredit
· Merekapitulasi jumlah harga obat dari resep-resep kredit berdasarkan debiturnya masing-masing
· Memisahkan resep-resep kredit dan tunai setiap hari
· Membuat kwitansi atau faktur penjualan
Petugas Administrasi Personalia/Umum
Petugas administrasi personalia bertanggungjawab kepada Koordinator Teknis Tata Usaha atas ketepatan kegiatan administrasi personalia.
Tugas :
· Membuat daftar hadir dan catatan/laporan mengenai kehadiran pegawai
· Menyimpan dan mengarsipkan data kepegawaian dengan baik
· Melakukan pencatatan semua perlengkapan kantor
Petugas Administrasi Inkasso
Petugas administrasi inkasso bertanggung jawab kepada Koordinator Teknis Tata Usaha atas ketepatan dan kebenaran kegiatan administrasi inkasso.
Tugas :
· Merencanakan jadwal penagihan piutang yang akan jatuh tempo
· Menyimpan dan mengarsipkan kelengkapan alat tagih, seperti faktur penjualan, kwitansi, nota inkasso
· Menyiapkan nota inkasso untuk penagihan piutang
· Membantu Koordinator Teknis Tata Usaha untuk tugas-tugas yang berkaitan dengan alat tagih dan menerima pembayaran piutang
Petugas Administrasi Hutang Dagang
Petugas administrasi hutang dagang bertanggungjawab kepada Koordinator Teknis Tata Usaha ketepatan dan kebenaran kegiatan administrasi hutang dagang. Tugas :
· Mencatat hutang dagang kedalam kartu berdasarkan distributor
· Mencatat setiap mutasi pembelian dan pembayaran pada kartu hutang
· Membuat laporan bulanan saldo hutang
· Menerima faktur pembelian asli dari distributor dan menyerahkan tanda terima faktur kepada distributor
Petugas Administrasi Piutang Dagang
Petugas administrasi piutang dagang bertanggungjawab kepada Koordinator Teknis Tata Usaha atas ketepatan dan kebenaran kegiatan administrasi piutang dagang.
Tugas :
· Mencatat kegiatan piutang dagang kedalam kartu berdasarkan pelanggan
· Mencatat setiap mutasi penjualan kredit dan pajak penjualan
· Membuat laporan bulanan saldo piutang
8. Petugas Pembelian
Petugas pembelian bertanggungjawab langsung kepada Kepala Apotek atas pemesanan dan pembelian semua perbekalan farmasi.
Tugas :
· Membuat surat pemesanan berdasarkan defecta barang dari gudang
· Melakukan pemesanan dan pembelian barang
· Memberi informasi perubahan harga dari PBF ke semua bagian, dengan memasukkan data harga baru ke komputer yang memiliki jaringan on line
· Memeriksa kebenaran faktur pembelian meliputi nama, jumlah barang, harga dan potongan harga sesuai dengan surat pesanan
Wewenang :
Petugas pembelian berwenang memilih distributor yang menguntungkan dari segi kualitas barang, harga dan potongan harga, kecepatan pelayanan dan syarat pembayaran yang ringan atas sepengetahuan kepala apotek.
9. Petugas Gudang
Petugas gudang bertanggungjawab kepada Kepala Apotek atas arus masuknya barang-barang di gudang.
Tugas :
· Menerima barang dari distributor
· Menyimpan dan menyusun barang di gudang dan mengatur pengeluaran barang dari gudang berdasarkan sistem FIFO (First In First Out)
· Mengeluarkan barang berdasarkan Bon Permintaan Barang Apotek (BPBA)
· Mencatat barang yang masuk dan keluar dari gudang dalam kartu stok gudang
· Memberikan informasi mengenai kondisi barang yang rusak atau mendekati kadaluarsa kepada petugas pembelian untuk ditukar.
D. KEGIATAN DI APOTEK KIMIA FARMA NO.48
Kegiatan operasional di Apotek Kimia Farma No. 48 meliputi pembelian, penyimpanan, penjualan, keuangan dan administrasi serta pengelolaan narkotika dan psikotropika.
1. Kegiatan Pembelian
Pengadaan barang di apotek diperoleh melalui pembelian yang terdiri dari pembelian tunai dan kredit. Pembelian pada umumnya dilakukan secara kredit. Pembelian tunai hanya untuk barang-barang tertentu saja. Rencana pembelian barang dibuat berdasarkan Bon Permintaan Barang Apotek (BPBA) atau defecta dari bagian peracikan dan penjualan bebas. Pemesanan barang dilakukan kepada pedagang besar farmasi dengan memperhatikan kriteria sebagai berikut
· Pedagang Besar Farmasi resmi
· Besarnya potongan harga, kondisi pembayaran yang lunak dan tempo pembayaran yang lama
· Pelayanan baik, cepat dan tepat waktu
· Kualitas barang yang terjamin
Surat pesanan harus ditandatangani oleh Kepala Apotek dengan mencantumkan nomor SIK dan SIPA serta stempel apotek.
2. Kegiatan Penyimpanan
Saat barang datang maka petugas gudang harus memeriksa nama barang, nama PBF, jenis dan jumlah barang, tanggal kadaluarsa dan kondisi barang dan kesesuaian barang dengan SP dan faktur. Bila telah sesuai maka oleh petugas pembelian dibubuhkan paraf bagian penerimaan, stempel penerimaan barang dan nomor urut pada faktur.
Penyimpanan barang dilakukan di gudang, ruang peracikan dan penjualan bebas. Semua barang di gudang dicatat dalam kartu barang gudang. Barang-barang yang disimpan di gudang adalah dalam kemasan dus dalam jumlah besar. Pemasukan barang berdasarkan faktur pembelian dan pengeluaran barang berdasarkan BPBA.
Barang yang disimpan di ruang peracikan hanya dalam jumlah kecil dan eceran untuk keperluan pengerjaan resep. Setiap item barang disertai kartu barang peracikan/penjualan bebas.
Di ruang penjualan obat bebas disimpan barang-barang yang dapat dibeli secara bebas dan diatur dengan memperhatikan nilai seni sehingga dapat menarik perhatian pembeli.